Kto ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Prowadzenie rachunkowości to jeden z podstawowych obowiązków w każdego rodzaju działalności niezależnie od jej branży, profilu czy formy opodatkowania. W związku z tym prawo wymaga w tym zakresie przestrzegania odpowiednich zasad i przygotowania odpowiednich dokumentów, wśród których są m.in. różne rodzaje ksiąg rachunkowych. Czy każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do posiadania tego rodzaju dokumentacji? Kto jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych i na czym to polega? Sprawdź, co warto wiedzieć na ten temat.

Czym są księgi rachunkowe?

Księga rachunkowa to jeden z modeli ewidencji księgowej polegający na rejestrowaniu wszelkich zdarzeń o charakterze finansowym w działalności danego podmiotu gospodarczego. Firmy korzystające z ksiąg rachunkowych są na tzw. pełnej księgowości, co pozwala w sposób przejrzysty zobrazować całą aktywność danego podmiotu.

Zapisy zawarte w księgach rachunkowych muszą być prowadzone w sposób chronologiczny i rzetelny. Każde zdarzenie powinno być rejestrowane w dniu jego dokonania. Dla niektórych podmiotów gospodarczych polskie prawo przewiduje obowiązek sporządzania corocznych sprawozdań finansowych. Umożliwia to wykonywanie właściwych rozliczeń, raportów i deklaracji podatkowych.

Okres przechowywania ksiąg rachunkowych wynosi co najmniej 5 lat, począwszy od następnego roku rozliczeniowego po roku obrotowym, w którym dana księga została zatwierdzona.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych – na czym polega?

W prowadzeniu ksiąg rachunkowych ważne jest nie tylko bieżące i zgodne ze stanem faktycznym zapisywanie każdego obrotu, ale również świadomość tego, z czego składają się księgi rachunkowe. Najważniejsze elementy tego typu dokumentacji księgowej to:

• dziennik – chronologiczny spis wszelkich zdarzeń w danym okresie sprawozdawczym. Muszą być one oznaczone i ponumerowane, a ich suma zgadzać się z pozostałymi zapisami w księgach,
• księga główna – zawiera tzw. konta syntetyczne, czyli konta księgi głównej służące do rejestrowania zdarzeń gospodarczych. Wraz z zapisami w księgach pomocniczych obowiązuje tu zasada podwójnego zapisu. Salda i zestawienia obrotów w księgach pomocniczych muszą zgadzać się z zapisami w księdze głównej
• księgi pomocnicze – konta w nich zawarte określane są też jako konta analityczne,
• inwentarz – wykaz aktywów i pasywów, który musi być potwierdzany dokumentacją inwentaryzacyjną,
• zestawienie obrotów i sald księgi głównej,
• zestawienie obrotów i sald ksiąg pomocniczych.

Zastanawiając się, kto nie musi prowadzić ksiąg rachunkowych, są to osoby fizyczne, spółki partnerskie czy jawne, których przychody netto są niższe niż 2 000 000 euro.  Nie oznacza to jednak, że nie mogą one dobrowolnie zdecydować się na prowadzenie ksiąg rachunkowych i faktycznie coraz częściej tak się dzieje. Tego typu forma księgowania umożliwia uzyskanie dużej ilości cennych informacji związanych z finansami i działalnością firmy. Łatwiej jest też zobrazować kondycję firmy czy ustalić cele w podejmowanej polityce finansowej.

Księgi rachunkowe – kto musi prowadzić?

Kwestie dotyczące ksiąg rachunkowych zapisane są w art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy:

• osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych i spółek partnerskich, jeżeli ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy były większe lub równe 2 000 000 euro,
• spółek handlowych kapitałowych, osobowych, organizacji, spółek cywilnych oraz osób prawnych z wyłączeniem Narodowego Banku Polskiego i Skarbu Państwa,
• organizacji działających w oparciu o prawo bankowe, fundusze inwestycyjne, przepisy o obrocie papierami wartościowymi, działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, dotyczące spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych, organizacji oraz funkcjonowania funduszy emerytalnych (bez względu na uzyskiwane przychody).

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to również obowiązek urzędów gmin, powiatów, województw oraz ich związków, a także państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych. Dokumentację tego typu muszą prowadzić też zakłady budżetowe.

W kwestii tego, kto ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, należy wskazać także:

• jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,
• oddziały i przedstawicielstwa zagranicznych przedsiębiorców, które uczestniczą w polskim obrocie gospodarczym,
• jednostki otrzymujące na wykonanie zleconych zadań fundusze celowe, subwencje czy dotacje z budżetu państwa lub samorządu terytorialnego.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej – kogo dotyczy?

Od 2025 roku w zakresie ksiąg rachunkowych pojawią się pewne zmiany. Od 1 stycznia podatnicy, którzy objęci są podatkiem CIT, czyli osoby prawne, będą zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej. Konieczne będzie również wysyłanie ich w formie JPK CIT do urzędu skarbowego. Do odpowiedniego prowadzenia ksiąg rachunkowych będą służyły właściwe programy komputerowe.

Z obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej będą zwolnione niektóre podmioty. Należą do nich:

• podatnicy zwolnieni od podatku na podst. art. 6 ust. 1 z wyjątkiem fundacji rodzinnych,
• podatnicy osiągający wyłącznie dochody wolne od podatku na podst. art.17 ust. 1 ustawy o CIT i niezobowiązani do sporządzania deklaracji czy informacji, o których mowa w niektórych zapisach prawnych,
• podatnicy prowadzących uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.

Do końca trzeciego miesiąca następującego po zakończeniu danego roku obrotowego zapisy w formie elektronicznej zobowiązane są też przekazywać do odpowiednich organów spółki niebędące osobami prawnymi, których wspólnikami nie są tylko osoby fizyczne. Właściwym adresatem jest w tym przypadku naczelnik odpowiedniego urzędu skarbowego.

Czy prowadzenie ksiąg rachunkowych samodzielnie to dobry pomysł?

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych są dość trudne i samodzielne ich prowadzenie bywa dla przedsiębiorców sporym wyzwaniem. To zadanie o wiele bardziej wymagające niż ewidencja KPiR. Należy tu uwzględnić nie tylko przychody i rozchody, ale też wszelkie inne operacje finansowe dokonywane w ramach działalności finansowej danej firmy. Dlatego wszelkie tego typu czynności dobrze jest powierzyć specjalistom.Prowadzenie ksiąg rachunkowych w Krakowie warto zlecić pracownikom naszego Biura Rachunkowego Lexus. To kompleksowa i profesjonalna pomoc, dzięki której można zyskać spokój, poczucie bezpieczeństwa, a przede wszystkim wiele cennego czasu, który przyda się na rozwój i udoskonalenie prowadzonej działalności.