Czy lekarz musi mieć kasę fiskalną?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane są do ewidencjonowania swoich przychodów. Świadczenie odpłatnych usług także w sektorze medycznym wymaga rejestrowania transakcji i faktu uzyskania przychodów oraz wydania dowodu uiszczenia zapłaty za wykonane działanie. W związku z tym pojawia się pytanie, czy lekarz musi mieć kasę fiskalną. Sprawdź, co mówią na ten temat przepisy, czy każdy lekarz zobowiązany jest do wydawania paragonów i faktur i czy istnieją od tych reguł wyjątki.

Lekarz a kasa fiskalna – aktualne przepisy prawne

Głównymi aktami prawnymi regulującymi kwestie związane z rejestrowaniem przychodów przez lekarza, kasą fiskalną i wystawianiem paragonów są:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dn.  29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r.  w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z ich treścią lekarze w większości zobowiązani są do posiadania kasy fiskalnej w gabinecie lekarskim. Jest to obowiązek osób świadczących odpłatne usługi medyczne na rzecz osób fizycznych (pacjentów). Lekarze podlegają obowiązkowi rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej już od pierwszej sprzedaży.

Jednocześnie warto wiedzieć, że w zależności lekarz a kasa fiskalna nie ma znaczenia, czy dany medyk wykonuje daną usługę stacjonarnie w swoim gabinecie, praktyce medycznej, czy też wykonuje swoją pracę w terenie, lub w ramach wizyt domowych. Kasa fiskalna jest obowiązkowa.

Od lipca 2021 roku obowiązkowe stało się również prowadzenie kasy fiskalnej online. Jednocześnie świadczenie usług lekarskich na odległość w postaci np. teleporady nie wymaga rejestrowania za pomocą kasy fiskalnej.

Brak posiadania przez lekarza kasy fiskalnej to ryzyko nałożenia kary w wysokości do 5 000 zł. Jeżeli natomiast urządzenie nie będzie regularnie serwisowane i poddawane obowiązkowym przeglądom, kara może wynieść 300 zł.

Lekarz i kasa fiskalna online – co warto wiedzieć?

Kasy fiskalne dla lekarzy online zostały wprowadzone w celu usprawnienia kontroli nad prowadzonymi przez nich działalnościami gospodarczymi i realizowanymi usługami. Taki zabieg miał także uszczelnić system pobierania podatku VAT. Obowiązek prowadzenia kas fiskalnych online spowodował, że wszelkie dane dotyczące realizowanych transakcji trafiają szybko i bezpośrednio do Centralnego Repozytorium, które prowadzone jest przez Krajową Administrację Skarbową.

Ponadto nałożony został obowiązek wymiany tradycyjnej kasy fiskalnej. Lekarz musi posiadać urządzenie, które na stałe podłączone będzie do Internetu. Przepisy te dotyczą obecnie nie tylko branży medycznej, ale też prawników oraz osób świadczących usługi w gabinetach kosmetycznych czy warsztatach samochodowych.

Lekarz i kasa fiskalna a podatek VAT

Kasa fiskalna w gabinecie lekarskim to niejedyny obowiązek lekarzy związany z prowadzeniem indywidualnej praktyki lekarskiej i tym samym działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 43 ustawy o VAT lekarze są zwolnieni z podatku VAT od świadczonych usług medycznych w zakresie:

• profilaktyki zdrowia,
• ratowania zdrowia i życia,
• zachowania zdrowia,
• przywracania zdrowia,
• poprawy zdrowia,

Podatek 23% nie obowiązuje także w odniesieniu do dostawy towarów i działań ściśle powiązanymi z powyższymi rodzajami usług. Zwolnienie z podatku dotyczy zarówno lekarzy i lekarzy dentystów, pielęgniarek i położnych, psychologów, jak i pracowników medycznych określonych w Ustawie z dn. 15 kwietnia 2011 roku o działalności leczniczej.

Innego rodzaju usługi i działania wykonywane przez lekarzy, jak i dokonywane inwestycje w rozwój praktyki lekarskiej wymagają księgowania i prowadzenia szczegółowej dokumentacji, co wymaga nie tylko specjalistycznej wiedzy, ale też sporej ilości czasu, którego najczęściej medykom brakuje. Dlatego już od początku prowadzenia własnej praktyki lekarskiej warto skorzystać z pomocy specjalistów i profesjonalnych usług świadczonych w zakresie księgowości. Kompleksowo takimi czynnościami zajmuje się nasze biuro księgowe z Krakowa.

Kasa fiskalna w gabinecie lekarskim a forma zatrudnienia i miejsce pracy

Usługi medyczne świadczone przez lekarzy na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej czy rolników na ryczałcie zobowiązani są do rejestrowania sprzedaży usług na kasie fiskalnej. Jednak nie każdy lekarz prowadzi własną praktykę lekarską. Lekarze pracujący w ramach Narodowego Funduszu Zdrowia na kontrakcie, szpitalu czy prywatnej przychodni rozliczają się na podstawie wystawianych faktur przekazywanych swojemu pracodawcy.

W powyższej sytuacji lekarz jest podwykonawcą, a wynagrodzenie otrzymuje od konkretnej placówki, a nie osób prywatnych. Dlatego też nie ma on obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Lekarze nie muszą też posiadać urządzeń rejestrujących w sytuacji, gdy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę czy różnego rodzaju umów cywilnoprawnych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy poza wykonywaną na kontrakcie pracą, lekarz zacznie również przyjmować swoich pacjentów na własny rachunek.

Lekarz a kasa fiskalna – o czym warto pamiętać?

Zakładając indywidualną praktykę lekarską, należy pamiętać, że obowiązek ewidencji za pomocą kasy fiskalnej obowiązuje już od pierwszej sprzedaży i wykonania usługi. Zatem przed wykonaniem pierwszej transakcji należy dokonać fiskalizacji kasy. Lekarzy nie dotyczy też próg na poziomie 20 000 zł tak jak niektórych przedsiębiorców. Medycy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji bez względu na wartość transakcji oraz ich liczbę.

Ponadto w sytuacji świadczenia usług medycznych przez Internet czy telefon nie trzeba rejestrować transakcji na kasie. Jednak w takim przypadku zapłata za daną konsultację musi być dokonana za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Dowód zapłaty musi też być bezsporny i konieczne jest, aby wynikało z niego wprost, za jaką usługę dokonano wpłaty na konto lekarza. We wszelkich kwestiach niejasnych i dotyczących spraw podatkowych czy księgowych dla osoby, która planuje założyć działalność gospodarczą jako lekarz, może pomóc nasze biuro księgowe.